Sekretaris : Pengertian, Fungsi, Peran Dan Tugasnya Dalam Organisasi Lengkap
Sekretaris – Sekretaris merupakan seorang pembantu pemimpin di suatu kantor, perusahaan atau organisasi. Sehingga dengan posisinya yang tidak jauh dengan pemimpin, maka peran dan tugas sekretaris tersebut sangatlah penting. Serta sangat berpengaruh pada setiap jalannya suatu organisasi tertentu.
Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris ini berasal dari secretum yang artinya rahasia, artinya seseorang yang mengetahui atau memiliki semua rahasia di dalam suatu organisasi. Sehingga seorang sekretaris memiliki tugas dalam membantu seluruh orang yang ada di dalam suatu organisasi. Sebagai perpanjangan tangan dari seorang pemimpin.
Fungsi Sekretaris
Fungsi Primer
Fungsi utama dari seorang sekretaris adalah fungsinya secara administratif, yang menunjang segala kegiatan organisasi. Seperti misalnya pengelolaan surat-surat, baik surat yang masuk maupun surat yang keluar. Dan juga kearsipan data, mengatur segala agenda kegiatan, agenda rapat dan lain sebagainya. Yang sifatnya organisasi.
Fungsi Sekunder
Fungsi berikutnya adalah fungsi sekunder yaitu kepanjangan dari tangan pemimpin, atau ketua organisasi pada setiap anggota organisasi. Yang dalam hal ini memantau segala aktivitas anggota, menjadi jembatan penghubung anggota dengan pemimpin, dan jalur aspirasi anggota pada pemimpin atau dari pemimpin ke anggota.
Tugas Sekretaris
Sekretaris adalah pintu masuknya sebuah organisasi sebelum bertemu dengan ketua organisasi atau pemimpin. Karena segala hal yang berkaitan dengan organisasi, tentu harus melalui sekretaris terlebih dahulu. Misalnya dalam hal surat, segala jenis surat masuk ke dalam organisasi baik dalam hal pemberitahuan, pinjam ruang, ataupun alat sampai delegasi. Harus sampai ke sekretarisnya terlebih dahulu, setelah itu baru sampai ke pemimpin atau ketua. Kemudian diteruskan ke bagian yang memiliki wewenang.
Sekretaris juga mengurus penerimaan tamu yang berasal dari luar organisasi, sebelum bertemu dengan pemimpin organisasi. Serta menggantikan pemimpin jika kebetulan pemimpin sedang tidak dapat hadir.
Peran Dan Tugas Pokok Sekretaris
Jika diibaratkan sebagai sebuah film, maka sekretaris merupakan salah satu tokoh yang memiliki tanggung jawab yang besar pada pemimpin dan anggota. Yang dimana seorang sekretaris dituntut untuk selalu bersikap komunikatif, dan menjadi penunjang di dalam sebuah organisasi.
1. Peran sekretaris pada pimpinan
- Sebagai penghubung diantara pemimpin dengan orang atau organisasi lain, misalnya melalui surat, telepon atau media lainnya.
- Menjadi sumber informasi dan juga penunjang bagi seorang pemimpin.
- Sebagai perpanjangan tangan dari pemimpin ke anggota.
- Sebagai wakil atau alternatif, dari pemikiran pemimpin di dalam suatu keadaan tertentu.
2. Peran sekretaris pada anggota
- Sebagai penghubung diantara anggota dan pimpinan.
- Menjadi seorang pengawas, motivasi, dan kebijakan atas kinerja setiap anggota di dalam suatu organisasi. Sebagai bentuk perpanjangan tangan pimpinan.
Tugas Pokok Sekretaris Dalam Suatu Organisasi
Tugas sekretaris tidak jauh dari peranan yang dimilikinya, hanya saja tugas seorang sekretaris di suatu organisasi dengan organisasi lainnya belum tentu sama. Semua itu dikembalikan pada masing-masing peran dan tugas yang dimiliki oleh suatu organisasi. Berikut ini beberapa tugas pokok seorang sekretaris secara umum :
1. Menjalankan perintah dari pemimpin
Sebagai bawahan seorang sekretaris memiliki kewajiban dalam menjalankan perintah pemimpin, dalam rangka menjalankan suatu organisasi. Seperti misalnya :
- mencari informasi
- mengumpulkan data
- membuatkan naskah pidato, dll.
2. Membantu segala pekerjaan pimpinan
Kewajiban lainnya dari sekretaris adalah membantu segala pekerjaan pemimpin. Misalnya dengan menggantikan pimpinan ketika pemimpin sedang tidak bisa hadir. Serta memantau dan memastikan segala program kerja organisasi, sudah berjalan sesuai dengan rencana.
3. Sebagai penghubung antara pemimpin dan juga anggota
Seorang sekretaris wajib menyampaikan kebijakannya, kepada setiap anggota. Baik melalui surat, selebaran ataupun broadcast message. Atau bisa juga menyampaikan kritik, saran dan aspirasinya dari anggota kepada pemimpin.
4. Sebagai penghubung antar pemimpin dengan orang yang berasal dari luar organisasi
Sekretaris juga bisa menjadi pintu gerbang saat ada orang atau organisasi lainnya, yang akan menghubungi atau bertemu dengan pemimpin.
5. Melakukan segala korespondensi
Korespondensi artinya seorang sekretaris memiliki tugas untuk mencatat dan menerima surat, yang datang ke organisasi sebelum surat itu sampai ke tangan pemimpin untuk ditindak lanjuti. Bukan hanya menerima surat, tetapi sekretaris juga harus membuat surat.
6. Melakukan pengarsipan
Tugas sekretaris lainnya adalah dalam mengarsipkan dokumen yang penting seperti misalnya proposal, surat masuk, surat keluar, dan dokumen penting lainnya.
7. Mengatur jadwal
Tugas lainnya adalah menyusun sebuah jadwal misalnya pertemuan atau rapat pengurus secara periodik. Yang membahas setiap perkembangan dalam program kerja setiap pengurus. Sekretaris juga akan mengatur setiap jadwal pertemuan pemimpin, dengan organisasi yang lainnya.
8. Kreatif
Tugas sekretaris yang satu ini berkaitan dengan aspek penunjang, yang diminta oleh pemimpin atau tuntutan keadaan dan biasanya bentunya unik. Misalnya :
- Menyiapkan rencana kerja
- Menyusun beberapa poin yang akan dibahas dalam rapat
- Sampai menetapkan segala kebijakan yang bersifat darurat.
Tujuan Dari Sekretaris
- Memiliki tanggung jawab dalam memastikan segala kelancaran kegiatan di dalam suatu organisasi, yang sesuai dengan program kerja yang dicanangkan.
- Menjadi sumber informasi bagi setiap pemimpin atau tempat untuk menjajaki segala pendapat yang ada.
- Membantu tugas-tugas pemimpin.
- Menjadi media penghubung antara atasan dan bawahan.
- Menjadi media penghubung dengan organisasi lainnya.
- Menjadi media perekam, pengingat atau penyimpan di dalam suatu kegiatan organisasi.
Demikian pembahasan mengenai sekretaris, yang lengkap dengan peran, fungsi, tugas pokok, dan tujuan dari sekretaris itu sendiri. Semoga dapat menambah wawasan anda.
Baca Juga :
