Pengertian Dokumentasi Lengkap
Dokumentasi – Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediakan beragam dokumen, yang dilakukan dengan cara menggunakan bukti yang akurat. Yang berasal dari pencatatan beberapa sumber informasi yang ada. Beberapa sumber informasi tersebut bisa berupa karangan, atau bisa juga berupa tulisan, wasiat, buku, undang-undang dan lain sebagainya. Pada umumnya pengertian dokumentasi adalah melakukan suatu hal yaitu pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen, untuk suatu keperluan.
Pengertian dokumentasi menurut para ahli adalah sesuatu yang tertulis dan tercetak, dan segala jenis benda yang mempunyai hubungan dan keterangan yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan. Oleh karena itu dokumen tersebut bersifat sangat penting.
Fungsi dari dokumentasi itu sendiri adalah :
- Untuk memberi informasi yang terkait dengan isi dokumen dari beberapa pihak yang membutuhkan.
- Sebagai penjamin keutuhan dan juga keotentikan pada informasi yang dimuat di dalam suatu dokumen.
- Untuk menjaga agar suatu dokumen tidak rusak.
- Sebagai sebuah alat bukti dan dan mengenai keterangan suatu jenis dokumen.
- Sebagai alternatif penyimpanan dan penyelematan fisik dari isi suatu jenis dokumen.
Pengertian dokumentasi menurut KBBI adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan seperti gambar, kutipan, kliping, dan bahan referensi lainnya.
Sedangkan pengertian dokumentasi menurut ensiklopedia britania adalah pengawasan dan penyusunan biografi, yang menggunakan beberapa alat seperti indeks, inti sari dan juga esai. Selain menggunakan cara tradisional, agar suatu jenis informasi bisa tercapai. Pengertian dokumentasi menurut FDI atau Federation International de Decomentation adalah proses dalam mengumpulkan dan menyebarkan beberapa dokumen, yang berasal dari semua jenis mengenai seluruh lapangan pekerjaan manusia.
Tujuan dibuatnya dokumentasi ini adalah untuk mendapatkan keterangan dan juga bukti. Peran dari dokumentasi ini adalah sebagai unit pelayanan, dalam hal dokumentasi. Serta sebagai media penerbit dari suatu jurnal publikasi, sebuah alat dasar di dalam menyelenggarakan konferensi seminar ilmiah, untuk mengembangkan suatu sistem dalam pengelolaan dokumen, dan sebagainya.
Kegiatan dokumentasi ini dibuat dengan cara mencari dan mengumpulkan banyak bahan, mencatat apa saja isi di dalam dokumen, pengolahan suatu dokumen, produksi di dalam dokumen, penyajian dan juga penyebarluasan dokumen, serta menyimpan dan menjaga dokumen itu sendiri.
Pentingnya suatu kejadian, akan menjadi tidak penting lagi bila tidak memenuhi syarat dokumentasinya sebagai pembuktian. Dokumentasi menjadi suatu yang sangat penting, baik bagi pribadi maupun bagi suatu organisasi perusahaan. Seperti fungsi dari dokumentasi tersebut, dokumentasi bisa menyelematkan posisi anda di dalam tuduhan yang tidak menyenangkan. Atau bahkan bisa dijadikan alat untuk menjatuhkan orang lain. Dokumen secara umum dimiliki oleh berbagai lembaga. Dokumentasi juga terdiri dari beberapa jenis, yang diantaranya yaitu :
1. Jenis dokumen berdasarkan fisiknya
- Dokumen literer, seperti: buku, majalah, dan film
- Dokumen korporil, seperti: patung, fosil dan lain sebagainya
- Dokumen privat, seperti surat niaga, surat dinas, laporan
2. Jenis dokumen berdasarkan fungsinya
- Dokumen dinamis, yaitu sebuah dokumen yang digunakan langsung di dalam proses dalam menyelesaikan suatu pekerjaan kantor.
3. Jenis dokumen berdasarkan jenisnya
- Dokumen fisik yaitu dokumen yang berupa surat.
- Dokumen intelektual yaitu suatu dokumen yang mengacu pada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.
4. Jenis dokumen berdasarkan dokumentasinya
- Dokumen Primer, seperti: paten penelitian, laporan, disertasi.
- Dokumen Sekunder, pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
- Dokumen Tersier, seperti: buku, teks panduan literatur
Demikianlah pengertian dokumentasi secara lengkap berserta jenis-jenisnya. Semoga bermanfaat.
Baca Juga :
